Utilizar un software que apoye a la gestión de proyectos es una tarea que aplica para casi todos los tipos de negocios. A través del tiempo han surgido diversas opciones de herramientas que apoyan esta gestión, algunas con utilidades básicas y otras con opciones avanzadas como la medición a detalle de productividad y de avances de proyecto en el tiempo.

Existen diversos beneficios al usar una herramienta de gestión de proyectos, tales como el uso de la nube, la colaboración de usuarios, el control y seguimiento de avances y resultados, detección de contratiempos en momentos oportunos, así como utilidades adicionales que algunas herramientas tienen como canales de comunicación, integración con otros programas, adaptación en dispositivos móviles y reporteo a detalle para réplica en nuevos proyectos o tareas.

Aquí presentamos 5 opciones que pueden ayudar a conocer un poco cómo trabaja cada herramienta y cuál de ellas puede adaptarse de mejor manera al negocio que usted quiera aplicarlo.

  1. WrikeWrike_vf.png Es un software en nube que permite llevar el control y registrar las colaboraciones de los miembros de un equipo buscando ser simple y ágil en los flujos de trabajo. Es una herramienta que suele ser utilizada por empresas de desarrollo de software y por despachos de administración de proyectos. Se ofrece también para empresas de marketing, desarrollo de productos, áreas de operaciones y servicios profesionales varios.
  2. AsanaAsana-logo_vf.png Es una herramienta muy probada para dar seguimiento a proyectos y tareas en los que se trabaja en equipo, con el fin de lograr buenos resultados. Permite generar roles específicos para cada miembro del equipo y acotar responsabilidades y fechas de entrega. Cuenta con esquemas y diagramas que permiten planear de manera adecuada la participación de cada miembro en el tiempo de un proyecto. Es posible integrar archivos desde repositorios como Google Drive, OneDrive o Dropbox, así como monitorear el avance de etapas o del proyecto completo en modo escritorio o móvil.
  3. TrelloTrello_vf.png Es un software basado en la nube que permite organizar los proyectos mediante tarjetas, en las cuales se puede dar seguimiento a un proyecto ya sea en equipo de manera solitaria. El uso de tarjetas permite visualizar el estatus del proyecto de un vistazo, mantiene funcionalidades amigables como “drag and drop” y permite adaptar con facilidad los cambios que el proyecto requiera. Trello puede sincronizar en todos los dispositivos de manera intuitiva cada actividad del proyecto. Una de las premisas que ofrece es que puedas contar con las funcionalidades que vas a utilizar y no abrumarte con aquellas que nunca se usan.
  4. MeistertaskMeistertask_vf.png Es una herramienta en nube que permite administrar proyectos en base al estatus de las actividades del mismo en un tablero donde se visualiza todo. Es intuitivo y permite detectar fácilmente los flujos de trabajo y asignación de tareas. Cuenta con aplicaciones gratuitas para iPhone, iPad, macOS y Windows, de manera que el usuario pueda estar al día donde sea que se encuentre. MeisterTask se integra con MindMeister, una aplicación para crear mapas mentales en línea que permite generar lluvias de ideas con otras personas en tiempo real y crear planes de proyectos de manera visual.
  5. Mattermost. Mattermost_vf.png Es una herramienta open source de mensajería que ofrece un espacio de trabajo habilitado para web, PC y móvil. Permite manipular archivos, búsqueda e integración con diversas aplicaciones; incorpora mensajería 1 a 1 o grupal, así como webhooks, slash commands y soporte multilingüe.

La recomendación directa es aprovechar las versiones demo que algunas ofrecen e inclusive aquellas versiones gratuitas para experimentar y poder tomar decisiones más atinadas basadas en la experiencia de uso, asegurando que adapten de mejor manera al negocio o al proyecto que se pretenda iniciar. Además de estas 5 que se presentan, existen variedad de herramientas, gratuitas y de paga, que según el giro y naturaleza del proyecto pueden adaptarse si problema para conseguir resultados positivos.